Les procédures écrites dans l’hôtellerie restauration : un atout pour l’efficacité du personnel et la réussite de l’audit RSE
Dans l’industrie de l’hôtellerie restauration, la mise en place de procédures écrites pour chaque corps de métier est essentielle pour optimiser l’efficacité du personnel et atteindre les objectifs de responsabilité sociétale des entreprises (RSE).
Les procédures écrites et documentées jouent un rôle clé dans la formation, l’organisation du travail et la réalisation d’audits RSE réussis. En allant sur le terrain, nous nous sommes aperçus que seulement 30% des hôtels ou des restaurants avaient leurs procédures écrites mais surtout à jour !
Une bonne partie des critères du classement hôtelier ou des différents labels éco environnementaux comme « La Clef Verte » ou « Ecolabel Européen pour les établissements touristiques » ont des critères qui nécessitent des éléments de preuve et qui peuvent facilement s’intégrer aux procédures. Découvrez pourquoi il est essentiel d’avoir des procédures écrites et comment elles peuvent contribuer à l’amélioration continue de votre hôtel.
Optimisation de l’efficacité du personnel
Les procédures écrites définissent clairement les étapes à suivre pour chaque tâche spécifique. Elles permettent aux employés de comprendre les attentes et les normes de qualité à respecter. En fournissant des instructions détaillées, les procédures aident le personnel à gagner en efficacité, à réduire les erreurs et à assurer une cohérence dans l’exécution des tâches.
Formation et intégration des nouveaux employés
Les procédures écrites sont un outil précieux pour former les nouveaux employés. Elles servent de guide lors de l’intégration, permettant aux nouveaux membres du personnel de se familiariser rapidement avec les protocoles et les meilleures pratiques. Les procédures documentées garantissent également que l’ensemble du personnel travaille selon des normes uniformes.
Respect des exigences légales et réglementaires
Dans le secteur de l’hôtellerie-restauration, de nombreuses exigences légales et réglementaires doivent être respectées en matière de sécurité alimentaire, d’hygiène, de gestion des déchets, etc. Les procédures écrites aident à garantir que toutes ces exigences sont correctement suivies, réduisant ainsi les risques de non-conformité et de sanctions potentielles.
Préparation aux audits RSE
Les procédures documentées jouent un rôle crucial lors des audits RSE. En disposant de procédures claires et bien définies, votre hôtel est en mesure de démontrer son engagement envers la durabilité et de répondre aux critères d’évaluation de l’audit. Les procédures permettent de mettre en évidence les actions entreprises pour réduire l’impact environnemental, promouvoir la responsabilité sociale et garantir une gestion efficace des ressources.
Par exemple : Vos appareils en veille consomment de l’énergie : dans une des procédure (fermeture petit-déjeuner) vous vous assurez qu’un poste (responsable petit-déjeuner) doit vérifier que le convoyeur grille-pain n’est pas en veille à la fin du service.
Exemples de procédures que l’on peut trouver dans un hôtel
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- Nettoyage de la chambre / salle de bain
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- Nettoyage du lavage du linge et blanchisserie
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- Ouverture et fermeture petit-déjeuner
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- Check-in et check-out
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- Veilleur de nuit
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- Maintenance du matériel
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- HACCP
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- Prise de réservation
Le conseil de nos experts
Attention, l’idée générale n’est pas d’ajouter du travail aux différents employés de l’hôtel ou du restaurant mais surtout de documenter les choses qu’ils font déjà ou qu’ils devraient faire. Combien de fois avez-vous remarqué que des tâches étaient faites par certains et non par d’autres ?
En standardisant les process et les méthodes de travail vous pourrez prouver « théoriquement » qu’il y a une seule façon de faire. Reprenez vos procédures existantes ou personnalisez le cahier de procédures ci-dessous et ajoutez des tâches de vérification ou d’action en faveur du développement durable.
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Ce que dit la clef verte
Afin de valider ce critère, vous pouvez présenter votre procédure, celle-ci peut être formalisée à travers une note de service, l’intégration aux fiches de post de vos salariés, au document de check-out… Si votre établissement compte moins de 5 salariés, une information transmise à l’oral à vos équipes peut être acceptée.
Ce critère concerne tous les appareils électriques présents dans les locatifs (lampes, cafetières, télévisions, réfrigérateurs, sèche cheveux, bouilloire et autres) mais aussi dans les salles de repas, pièces communes, pièces réservées au personnel.
Tous les appareils électriques consomment de l’énergie, même quand ils sont en veille. C’est pourquoi il est important de les éteindre entre chaque utilisation, car les veilles peuvent représenter jusqu’à 70% de la consommation d’un appareil électrique.
Les fuites sont la première source de gaspillage de l’eau : un robinet ou tuyau qui goutte consomme quelques 100 L par jour. Une fuite sur une chasse d’eau gaspille jusqu’à 25 L par heure ! Outre l’impact environnemental, elles se ressentent également sur votre facture.
Il est donc indispensable de mettre en place au minimum un contrôle quotidien par le personnel d’entretien qui permette de signaler toute fuite et de déclencher une réparation le plus rapidement possible.
Attention notamment aux fuites de chasse d’eau qui peuvent être difficiles à détecter, le filet d’eau étant invisible sur la céramique blanche. Le meilleur moyen de les repérer est de poser une feuille de papier toilette sur la paroi cuvette au niveau de la sortie d’eau : si la feuille est mouillée, c’est que l’eau coule. Vous pouvez donner la consigne au personnel de réaliser régulièrement ce geste simple. De la même manière, une feuille de papier absorbant passée le long des tuyauteries apparentes permet de remarquer d’éventuels suintements au niveau des joints et des soudures. Si vous disposez de piscines/spas, ceux-ci doivent également bénéficier de procédure de contrôle des fuites.
Enfin, au delà de ce contrôle quotidien, vous pouvez vous appuyer sur vos relevés mensuels de consommation pour identifier toute anomalie. Vous pouvez également vous équiper d’un système de détection électronique, qui surveille la consommation de votre réseau et vous alerte en cas de consommation anormale.
En détectant rapidement les fuites d’eau dans votre établissement vous participez à une gestion plus responsable des ressources en eau et contribuez ainsi à l’ODD 6 dont c’est l’objectif principal ainsi qu’aux ODD 11 et 12 visant une durabilité des communautés et la consommation plus responsable de nos ressources.
